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Muito se tem dito e várias opiniões têm se formado em torno do novo projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o eSocial.  Assim como é conhecido, o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) tem sido motivo de atenção das empresas e empregadores pessoas físicas no Brasil, pois o projeto traz uma nova ideologia de prestações de contas ao governo, com envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias “online” através de sistemas de informação.

Essa grande mudança fará com que empresas e empregadores alterem completamente seus métodos de capacitação de dados de seus empregados e as formas de prestações de contas quanto a pagamentos realizados, serviços prestados, serviços tomados, segurança do trabalho, entre outros.

Esse novo programa tem como principais objetivos simplificar o cumprimento das obrigações principais e acessórias exigidas pela fiscalização do trabalho, pelas regras do FGTS, pela legislação do seguro social e previdenciário e até do Imposto sobre a Renda visando garantir aos trabalhadores seus direitos trabalhistas assegurados pelas Leis Trabalhistas tutelados pelo governo federal, e ainda aprimorar a qualidade da informação da seguridade social e das relações de trabalho.

Os processos internos das empresas terão muitos desafios para se enquadrarem nos termos exigidos pelo eSocial. Apesar dos setores fiscais já estarem experientes com o Sped, outros setores das empresas irão encarar pela primeira vez processos de escrituração digital.

Especialistas dizem que a maior dificuldade estará no cadastro de funcionários, já que empresas possuem essas informações de forma descentralizada e defasada. Investimento em implantação de software para enviar os dados não deve ser o único plano de ação a ser tomado. Mudanças culturais deverão acontecer, pois os vários setores envolvidos precisarão trabalhar em conjunto para evitarem divergências de informações.

Hoje, empresas de variados portes têm procurado no mercado soluções de softwares que sejam capazes de integrar todas as informações tangíveis do eSocial. Mesmo sem o layout definitivo publicado, em razão da última versão apresentada no dia seis de janeiro de 2014 ainda não ter sido aprovada pelo Comitê Gestor do e-Social, empresas e empregadores de todo o Brasil precisam já se preocupar com a padronização e unificação de seus dados. Isso para que a implantação de um software de comunicação ocorra com sucesso e sem maiores danos.

Companhias atuantes hoje no território nacional precisam checar se já possuem todos os dados necessários para o eSocial e, se possuem, precisam saber onde estão estes dados e se estes são inteiramente confiáveis.

Existem empresas de consultoria hoje no mercado que oferecem tais serviços de mapeamento e validação dos dados e que podem ajudar muito neste processo. Estas empresas contam com consultores que são capazes de organizar as informações de determinados setores e criar uma única base de dados central da empresa.

O envio das informações para o banco de dados do governo será de total responsabilidade da empresa ou empregador. Não haverá “perdão” para envio de dados errados causados por má implantação de software ou reorganização equivocada de dados, podendo até mesmo gerar multas previstas em lei. Com o eSocial, será mais simples para o governo identificar erros de procedimentos nas instituições.

Essa base central de dados servirá para armazenamento dos dados dos vários órgãos e obrigações governamentais que hoje são exigidas, como Livros de Registro de Empregado, Folha de Pagamento, SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais).

O eSocial funcionará também como um grande fiscalizador, que trabalhará 24 horas por dia, 7 dias por semana, verificando constantemente o cumprimento das legislações.

Este grande sistema do Sped resultará, consequentemente, em uma redução considerável da inadimplência fiscal e tributária praticada no Brasil, pelo fato dos dados serem validados no momento em que são recebidos.

Hoje, o governo registra cerca de quatro bilhões de reais de diferença por ano entre a Folha e GFIP. Com a queda da inadimplência, a arrecadação tributária crescerá. Porém, após todo o eSocial implantado nas empresas, os custos para as prestações de contas serão bem menores e mais simples do que são atualmente.

Os trabalhadores terão seus direitos garantidos pelo sistema pelo fato de o governo ter em mãos todas as informações trabalhistas de que necessita para fiscalizar. Creio que podemos dizer que após um desconforto inicial gerado pelas mudanças de processos, culturas e paradigmas, caminharemos, como nação, para uma nova era de relação empresário, trabalhador e governo, no qual todos terão seu percentual de ganho.