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Alguns gestores financeiros, com razão, exigem que a contabilidade esteja em dia, para a tomada de decisões gerenciais.

Por contabilidade em dia entende-se uma contabilidade com as seguintes características:

- balancetes mensais fechados até, no máximo, dia 20 do mês subsequente;

- contas contábeis devidamente conciliadas;

- complementação de informações com notas explicativas;

- registro pelo regime de competência, incluindo provisão de férias, 13º salário, contas a pagar no mês seguinte (mas devidas ou consumidas no mês), tributos (incluindo IRPJ e CSLL), apropriação de despesas (e receitas) financeiras, etc.

Como consultor de empresas, em minha atividade anterior à que hoje desempenho, constatei que a “contabilidade em dia” se transformava em “contabilidade apressada”, onde tudo era feito mecanicamente e sem a devida atenção a determinadas contas, gerando distorções gritantes na demonstração do resultado e na apresentação das contas patrimoniais.

A grande deficiência da “contabilidade apressada” são os inúmeros documentos contábeis, fiscais e registros que deveriam ser contabilizados no mês (como, por exemplo, fretes sobre vendas) e o são somente por ocasião do pagamento (ocasionando o que chamamos de “regime de caixa”).

Os gestores contábeis precisam certificar-se que, no afã de cumprir prazos e metas, não deixem a qualidade da informação contábil de lado. Os erros mais comuns da “contabilidade apressada” são:

- omissão de registros de despesas e custos (como encargos financeiros, contas a pagar e comissões sobre vendas);

- má conciliação das contas (especialmente conta de clientes e fornecedores);

- registros “transitórios”, com a existência de contas absurdas, como “créditos a classificar”, “adiantamento diversos”, etc.

- falhas nos relatórios de provisão de férias, 13º salário, cálculos da remuneração de administradores, participações nos resultados e outras.

Se o fluxo de documentos e informações da empresa ou organização é falho, resta ao contabilista propor alterações para sua agilização, fazendo, se for o caso, a devida ressalva no balancete – afinal, alertar a administração das falhas de controle é uma das tarefas que nós, contabilistas, podemos e devemos executar.