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É a abreviação de Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Na prática, sua função é enviar à Receita Federal, órgão fiscal responsável por reunir os dados econômicos e fiscais das empresas enquadradas no Simples Nacional, as informações necessárias.

É bom lembrar que o Simples Nacional, como o próprio nome sugere, foi feito para simplificar a vida do pequeno empreendedor, dando a ele condições para atuar sem tanta burocracia em seu empreendimento.

Isso significa que, uma vez enquadrado no regime, o optante pelo Simples Nacional não precisa fazer a declaração de Imposto de Renda, entretanto, isso não significa que ele não precise fazer os controles adequados de sua atividade empresarial. É nesse sentido que surge o DEFIS, uma obrigatoriedade do contribuinte que, na prática, funciona como uma versão simplificada da Declaração do Imposto de Renda.

Informações que devem ser apresentadas

Uma vez entendido o que é o DEFIS, é necessário saber quais informações são exigidas. Elas são devidas pelos empreendedores e referem-se aos ganhos de capital e ao número de funcionários que a empresa possui tanto no início quanto no final do período compreendido pela declaração.

Precisam prestar contas a microempresa ou a empresa de pequeno porte que mantenha escrituração contábil e que tenha evidenciado lucro acima do limite apontado no § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011.

Além disso, outras informações exigidas são:

• a identificação de cada um dos sócios da empresa;
• os rendimentos que eles apresentam;
• documentos como o dos responsáveis pela companhia;
• dividendos referentes aos sócios;
• pró-labore referentes aos sócios;
• percentual de participação individual no capital social da empresa;
• o imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos a cada sócio;
• o saldo disponível em caixa no início e final do período considerado pela declaração;
• o total de despesas no período considerado.

Informações, prazos e organização

A entrega adequada, feita dentro do prazo, justificando sua adesão ao Simples Nacional, garante às empresas a proteção necessária contra penalizações e multas aplicadas pela Receita Federal. Do contrário, elas precisam arcar com prejuízos capazes de comprometer a continuidade de sua atuação no mercado.

Essas multas podem variar entre porcentagem ou valor fixo, de acordo com a infraçãocometida. Isso pode ser em função de atraso na entrega, ausência ou erro nas informações.

Nesse caso, cabe à contabilidade fazer com que a situação tributária dos clientes esteja em dia com a lei, evitando assim gastos desnecessários. Isso exige a devida organização, que acontece quando se tem atenção às datas do ano-calendário e ao ano de exercício fiscal.

Os fatos que geram a declaração dessas informações são os referentes ao ano-calendário anterior ao do exercício fiscal no qual serão entregues as informações. Sendo assim, a entrega é realizada no ano-calendário subsequente à geração dos fatos.

A obrigatoriedade

Desde 2012, a DEFIS precisa ser entregue à Receita Federal por meio do site do Simples Nacional até o limite de último dia do mês de março do ano-calendário em questão. Essa entrega deve ser no período posterior ao do acontecimento dos fatos geradores das obrigações previstas no regime do Simples.

Já no caso das microempresas ou empresas de pequeno porte, em casos de extinção, incorporação fusão ou cisão, de maneira parcial ou total, a DEFIS precisará ser entregue até o fim de junho se o evento acontecer nos 4 primeiros meses do ano-calendário. Esse prazo se altera para até o último dia do mês subsequente ao do evento em demais casos.

O DEFIS 2018

Para realizar a entrega no site do Simples Nacional, basta a empresa possuir um certificado digital com código de acesso ou procuração eletrônica.

Estando preparado para enviar o documento, acesse o módulo da Declaração no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) no site da Receita Federal e clique em PGDAS-D e DEFIS. Clique em DEFIS, depois em DECLARAR. Preencha os campos e selecione “Salvar”, “Verificar Pendências” e “Transmitir” para concluir o procedimento.

Para fazer o envio da DEFIS de baixa de ou uma situação especial, é preciso acessar a PGDAS-D e selecionar “Situação Especial” para informar os fatos ocorridos com a empresa.

No caso da DEFIS 2018 alguns pontos que podem causar dúvidas dizem respeito a empresas excluídas do Simples Nacional e empresas que se tornaram inativas, sem que fizessem movimentação patrimonial e operacional. Em casos assim, preencha a Declaração normalmente e faça a entrega, pois situações assim não são tidas como especiais.

Já para negócios que foram excluídos do regime ao longo do ano-calendário de 2017, registre as informações dos meses nos quais a empresa atuou dentro do Simples. Nesse caso, se a companhia esteve no regime até setembro, por exemplo, basta preencher as informações relativas aos 9 primeiros meses do ano.

Em situações em que a empresa se tornou inativa em algum momento dentro de 2017, preencha os dados que dizem respeito ao tempo em que ela atuou. Caso não tenha havido movimentação ao longo do ano, registre o valor da receita mensal igual a 0 em todos os meses para que o PGDAS-D disponibilize uma opção para essa situação.

O DEFIS é um exemplo de um procedimento que pode ser simplificado quando o profissional utiliza a Cloud Computing para lidar com as informações. Essa tecnologia de armazenamento de dados na nuvem permite o registro de informações e resgate com muito mais segurança e praticidade. Ideal para lidar não somente com o DEFIS, mas com todo um conjunto de obrigações que fazem parte do dia a dia de quem atua na contabilidade.